A je tady poslední díl našeho třídílného seriálu o vybraných povinnostech zaměstnavatele, které za něj nemůže udělat ani mzdová účetní. Již jsme se dozvěděli, co je potřeba udělat před zahájením zaměstnávání a při příchodu zaměstnance do firmy. Dnes se zaměříme na evidenci pracovní doby vašich zaměstnanců. Nezapomeňte, že ze strany veřejných úřadů hrozí, že budou kvůli čerpání peněz z programů Antivirus zahájeny nejrůznější kontroly. Proto doporučujeme mít vše v naprostém pořádku.
Dle zákoníku práce má zaměstnavatel povinnost evidovat pracovní dobu svých zaměstnanců. Na dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr se ustanovení zákoníku práce k evidenci pracovní doby nevztahují, přesto se jim ale zaměstnavatel úplně nevyhne-musí totiž sledovat rozsah odpracované doby u dohod o provedení práce tak, aby byl dodržen maximální rozsah práce 300 hodin v kalendářním roce. Pracovní dobu je dobré evidovat i tehdy, kdy je odměna z dohody stanovená jako hodinová.
Forma evidence přitom není zákonem stanovená. Důležité je, aby byla dostatečně průkazná a přehledná a vypovídala o tom, zda zaměstnanec odpracoval celou stanovenou pracovní dobu a také zda a v jakém rozsahu pracoval přesčas atd. Součástí evidence musí být i hodiny pracovní pohotovosti, které zaměstnanec držel, i přesto, že k výkonu práce nedošlo.
V praxi se stává, že zaměstnavatel místo pracovní doby eviduje pouze přítomnost zaměstnance na pracovišti, což však nenahrazuje povinnou evidenci pracovní doby!
V evidenci pracovní doby je totiž zaměstnavatel (v souladu s ustanovením § 96 zákoníku práce) povinen vyznačit začátek a konec odpracované směny, práce přesčas (včetně práce, za kterou bylo poskytnuto náhradní volno, případně té, která je již na základě sjednání zahrnuta ve mzdě atd.), noční práce, doby držení pracovní pohotovosti i výkonu práce v jejím průběhu. Důvodem je stanovení příplatků (za noční práci, za sobotu a neděli a za svátek) a dodržování poskytování minimálních odpočinků mezi směnami a v týdnu, přestávky v práci na jídlo a oddech, práce v den pracovního klidu, noční práce atd.
Přestože to zákoník práce v ustanovení § 96 výslovně neuvádí, doporučuje se evidovat i čerpání povinných přestávek na jídlo a oddech zaměstnanců tak, aby z evidence prokazatelně vyplývalo dodržování povinné doby odpočinku mezi jednotlivými směnami. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci přestávku na jídlo a oddech nejdéle po 6 hodinách nepřetržité práce v trvání nejméně 30 minut; mladistvému zaměstnanci musí být tato přestávka poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité práce.
Doporučuje se do evidence uvádět i čerpání bezpečnostních přestávek, pokud na ně má zaměstnanec právo (v případě, kdy nelze jejich čerpání prokázat z jiné interní evidence zaměstnavatele).
Evidence slouží jako podklad pro zpracování mezd a musí být tedy po stanovenou dobu archivována. V případě, že o to zaměstnanec požádá, musí mu zaměstnavatel umožnit nahlédnout do evidence a do jeho účtu mzdy a pořídit si z nich výpisy či kopie na náklady zaměstnavatele.
Evidenci pracovní doby je potřeba věnovat zvýšenou pozornost, jelikož patří mezi nejčastěji kontrolované oblasti ze strany inspektorátu práce. Je za ni zodpovědný zaměstnavatel. Doporučujeme proto, aby si zaměstnavatel nastavil i proces kontroly a schvalování této evidence.
Pro ukázku připojujeme vzor evidence pracovní doby, který odpovídá požadavkům zákoníku práce.
Jako zaměstnavatel máte další zákonné povinnosti, pokud přijmete zaměstnance.
Ve prvním článku této minisérie se dočtete o Vstupních lékařských prohlídkách a proč jsou důležité a ve druhém článku jsme objasnili téma Zákonných vstupních školení, která musí zaměstnavatel při nástupu zaměstnance do práce zajistit. Všechny tyto náležitosti jsou povinností zaměstnavatele - především ve chvíli, kdy čerpá jakékoli dotace od státu.
Pokud je nebudete mít v pořádku, hrozí Vám, že peníze budete muset vrátit a v mnoha případech se jedná o skutečně vysoké částky!
O autorce:
Ing. Květa Tůmová
Vedoucí mzdového oddělení Connect Economic Group
Květa se svým týmem zpracovává mzdy pro tisícovky zaměstnanců. Dokáže podnikatelům poradit také v oblasti získání dotací na zaměstnance. V našem týmu je specialistkou na zpracování mezd pro osoby se zdravotním postižením. Přednáší a vede naše semináře a Kurzy mzdového účetnictví.
23. 11. 2020